Małym i średnim przedsiębiorstwom wdrożenie RODO może znacznie ułatwić system elektronicznej księgowości EBI24. Jest bezpieczny i umożliwia bardzo precyzyjne określenie kto i do jakich danych ma dostęp, a to jest niezwykle ważne w świetle nowych przepisów. Zostało już naprawdę niewiele dni na przygotowanie się do wdrożenia RODO, które zacznie obowiązywać 25 maja.
RODO to tak naprawdę unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych. Ujednolica przepisy dla wszystkich krajów Unii Europejskiej. I zmienia myślenie o danych osobowych. Wszystkie informacje o kliencie, które pozwalają go zidentyfikować, to dane osobowe. Na przykład – podanie danych na fakturze nie wiąże się z formalnym wyrażeniem zgody na ich wykorzystywanie (tak, jak ma to miejsce np. w przypadku zgody na otrzymywanie newslettera), ale i tak wymaga już ochrony. RODO zakłada również, że administratorzy mogą zbierać tylko te dane, który są im rzeczywiście potrzebne, w jasno określonym celu i tylko przez taki czas, który jest potrzebny do realizacji tego celu.
W prawniczym żargonie stosowane jest jedno słowo „przetwarzanie“ na określenie wszyskich czynności związanych z danymi m.in.: zbieranie ich, porządkowanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie, ujawnianie przez przesłanie, a nawet usuwanie. RODO wprowadza kilka reguł dotyczących przetwarzania danych osobowych.
Zasady RODO system EBI24 stosuje od dawna
Są to takie zasady, jak: przejrzystości, rzetelności i zgodności z prawem, celowości (cel musi być precyzyjnie określony), minimalizacji (tylko tyle danych, ile potrzeba do realizacji celu), prawidłowości (tylko w okresie, który jest potrzebny do realizacji celu), czy bezpieczeństwa. System EBI24, który ułatwia obieg faktur i innych dokumentów między użytkownikiem, a jej szeroko rozumianymi kontrahentami dlatego ułatwia wdrożenie RODO, zwłaszcza w podmiotach, w których obieg dokumentów był przede wszystkim papierowy lub które korzystały z publicznych chmur.
Jako EBI24 nie zbieramy danych za naszych klientów, ale gdy już je mają, dostarczamy im technologiczne rozwiązania, które pomogą im zadbać o bezpieczeństwo danych. Możemy powiedzieć, że pewne aspekty RODO, które firma ma wdrożyć, mogą być zrobione za pomocą EBI24 – wskazuje Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI24.
System EBI24 umożliwia m.in.: elastyczne definiowanie uprawnień do bazy danych (różni pracownicy mogą mieć dostęp do różnych danych), czasowe określanie tych uprawnień (automatycznie wygasają w oznaczonym terminie), szyfrowane przesyłanie dokumentów (co jest kluczowe dla bezpieczeństwa danych), potwierdzanie odbioru (kto i jaki dokument odebrał), stosowanie podpisów cyfrowych, przygotowywanie raportów opisujących kto i kiedy miał dostęp do dokumentów.
Dokumenty, które firma wprowadza do systemu EBI24, np. faktury, umowy, zamówienia, a one wszystkie zawierają dane osobowe, są przechowywane na bezpiecznym, profesjonalnym serwerze. Dokumenty nie są wysyłane bezpośrednio jako pliki tylko w postaci linków do dokumentów i są przesyłane zaszyfrowanym kanałem. Nasze rozwiązania technologiczne pozwalają określić do jakich danych ma mieć dostęp konkretny pracownik i przez jaki czas. I co kluczowe możemy to monitorować – sprawdzać kto, kiedy i z jakimi danymi się zetknął – wyjaśnia Jacek Bartnik.
W związku z terminem wejście w życia nowych przepisów o ochronie danych osobowych, EBI24 przygotowało także wzory dokumentów we współpracy z wyspecjalizowanym biurem prawnym, które mogą być pomocne we wdrożeniu RODO. Są to: szczegółowa „check lista” czynności do wykonania, aby wdrożyć RODO; polityka ochrony danych (zawierająca techniczne i organizacyjne środki ochrony danych osobowych wraz z praktycznymi rozwiązaniami wykorzystania systemu przetwarzania danych EBI24), wzór rejestru czynności przetwarzania danych i rejestr kategorii czynności przetwarzania, a także wzór zgody o powierzenie przetwarzania danych osobowych.
Każdy podmiot ma trochę inne potrzeby, ale możemy wskazać pewne kluczowe elementy, które zawsze muszą się znaleźć, jeśli chcemy mówić, że poprawnie wdrożyliśmy RODO – wskazuje Jacek Bartnik.
Roczny abonament do systemu EBI24 wraz z pakietem w/w dokumentów prawnych pomocnych przy wdrożeniu RODO – 2900 zł netto.
Więcej informacji tutaj: http://ebi24.pl/landing/rodo/
System EBI24 to prosty, intuicyjny i bezpieczny w obsłudze system wspomagający prowadzenie biura i obieg wszystkich rodzajów dokumentów - pozwala zamienić dokumentacje papierową na elektroniczną. System EBI24 umożliwiają również łatwe zarządzanie dokumentami w relacjach firma-firma ale również wewnątrz przedsiębiorstwa. EBI24 pozwala na elektroniczne tworzenie różnego rodzaju dokumentów w tym faktur, przechowywanie i bezpieczną archiwizację a także zdalny podpis elektroniczny oraz obsługę JPK. Wszystkie te elementy sprawiają, że EBI 24 to rewelacyjne narzędzie dla osób, którym zależy na porządku w dokumentach, a także na łatwej ich wymianie między przedsiębiorstwami i pełnej kontroli z dowolnego miejsca w dowolnym czasie (www.ebi24.pl).
