Organizacja eventów to bardzo duże wyzwanie dla każdej agencji PR, głównie z powodu dużego nakładu pracy, jak i indywidualnego charakteru każdego z takich przedsięwzięć. Osoba odpowiedzialna za strategię tego typu działań powinna wyróżniać się wieloma cechami, jednak na uwagę zasługują najważniejsze z nich. Jakie?
1. Doskonała organizacja czasu
Zarządzanie czasem to kluczowa umiejętność przy organizacji eventów. Każdy element jest obliczony często na minuty, a opóźnienia są nieuniknione. Dobry plan pozwala w takich przypadkach na szybkie przystosowanie się do szybko zmieniających się warunków, a tym samym jest jedną z ważniejszych części składowych ewentualnego sukcesu całego przedsięwzięcia.
2. Zdolności interpersonalne
Każdy specjalista PR potwierdzi, że organizacja eventów w pierwszej fazie polega głównie na niekończącej się wymianie telefonów, maili i spotkań. W każdym z tych wypadków jest to komunikacja z drugim człowiekiem, co nie wszyscy traktują jak oczywistość. Ustalenie wielu szczegółów, realizacja zamierzonego planu na tym etapie wymaga więc wzmożonej empatii i uprzejmości, a dzięki temu często uda się osiągnąć dużo więcej.
3. Odporność na stres
Ta umiejętność, a raczej cecha charakteru jest konieczna w każdym innym zawodzie, jednak w szczególności sprawdza się na każdym etapie planowania wydarzeń promocyjnych. Event to żywa tkanka, która w każdej fazie może zachowywać się w sposób nieprzewidywalny. Jedyny sposób, aby sobie z tym poradzić to zachowanie spokoju w najtrudniejszych chwilach.
4. Kontakty z mediami
Mówi się, że dobrego specjalistę PR można poznać po kolekcji wizytówek. Jest w tym sporo prawdy. W toku nabierania doświadczenia w tym zakresie, zdobywa się przecież cenne kontakty, które często mogą przyspieszyć prace nad organizacją eventu. Znajomi dziennikarze z pewnością będą bardziej przychylnie podchodzić do organizatora i odzew będzie zdecydowanie szerszy.
5. Blisko ludzi
Oczywiście dobry event planner musi pamiętać o tym, dla kogo właściwie wydarzenie jest organizowane. Być może jest to truizm, jednak w natłoku obowiązków i punktów do realizacji łatwo o tym zapomnieć.
Na każdym etapie konieczne jest, aby pamiętać o ludziach, których zapraszamy do udziału w naszym przedsięwzięciu. Na pierwszym miejscu są bowiem osoby, które tak naprawdę nadają treść całej akcji.- komentuje Katarzyna Leszczyńska, Senior Event Manager GRUPA365NET – Pominięcie tego faktu jest bardzo niebezpieczne i nawet najlepiej dopracowane wydarzenie może nie odnieść zamierzonego sukcesu.
Organizacja eventów to jeden z filarów PR-u, dlatego warto poświęcić mu wiele uwagi jeśli chcemy wprowadzić takie działania do naszej oferty. W przeciwnym razie narazimy się bowiem na stratę zasobów, a co najważniejsze – reputacji.
Więcej na: http://www.NR1wINTERNECIE.pl
http://www.grupa365net.pl oraz http://www.facebook.com/grupa365net
