Które wydatki można uwzględniać w kosztach firmy?

Podatnik uwzględniając poniesione wydatki w kosztach firmowych powinien przede wszystkim kierować się definicją kosztu uzyskania przychodu. W myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych za koszt podatkowy uznaje się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, jak również utrzymania źródła przychodów.  Oznacza to, że koszt uzyskania przychodów to taki wydatek, który został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością i ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Na pierwszy rzut oka można dojść do mylnego wniosku, że wszystkie wydatki związane z prowadzoną przez podatnika działalnością można zaliczyć do kosztów podatkowych.  Niestety, przepisy prawa podatkowego dość rygorystycznie podchodzą do tematu wydatków zaliczonych do  kosztów uzyskania przychodu. Kwestia ta została szczegółowo przedstawiona w art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT.  Może się więc zdarzyć, że podatnik będzie przekonany, że poniósł wydatek, który związany jest z jego działalnością i przyczyni się potencjalnie do wygenerowania przychodu. W rzeczywistości jednak wydatku takiego nie będzie można uwzględnić w kosztach z uwagi na ustawowe wyłączenia wymienione w powyższych przepisach.

Wydatki nie zaliczane do kosztów podatkowych

W celu właściwego ustalenia wysokości kosztu uzyskania przychodu podatnik powinien zaznajomić się z art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT. W zapisie tym zostały wymienione wydatki, które mimo, że pozornie mogą spełniać wymóg klasyfikujące je jako koszty podatkowe, nie będą mogły być zakwalifikowane do tej grupy kosztów. Przykładami tego typu pozycji są: wydatki poniesione na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, wydatki na spłatę pożyczek oraz kredytów, odsetki od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów, a także odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika. Ponadto, zasadę tą stosuje się również w przypadku kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań, grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar.  Analogicznie, reguła ta obowiązuje  w odniesieniu do kar, opłat i odszkodowań oraz odsetek od tych zobowiązań z tytułu: nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska, niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, kosztów reprezentacji.

Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care
Elżbieta Węcławik, Tax Care