Ewidencja środków trwałych. Niezbędna do odliczenia kosztu

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są do sporządzenia ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Wynika to z przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Co prawda, akt ten nie definiuje jednoznacznie czym jest wspomniana ewidencja, jednakże zawiera odniesienie do stosownych przepisów ustaw o podatkach dochodowych.

Samochód użytkowany dłużej niż rok ujmujemy w ewidencji
Przykładowo, w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za środek trwały uznaje się budynki, budowle i lokale mieszkalne, maszyny, urządzenia i środki transportu, a także inne przedmioty stanowiące własność lub współwłasność podatnika. Bardzo ważnym wydaje się warunek dotyczący ich kompletności i zdatności do użytku w momencie przyjęcia do użytkowania. Należy podkreślić, że przewidywany okres używania środków trwałych jest dłuższy niż jeden rok. Podatnik powinien także zwrócić uwagę na fakt, że składniki majątku uznawane za środki trwałe powinny być wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzeniem działalności gospodarczej albo oddane do używania na podstawie umowy najmu dzierżawy lub umowy leasingu.

Elementy ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
Właściwie prowadzona ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w myśl przepisów podatkowych, powinna zawierać informacje dotyczące zawartych w niej składników majątkowych, pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację. Są to przede wszystkim: data nabycia oraz przyjęcia do użytkowania, określenie dokumentu stwierdzającego nabycie danego środka trwałego lub wartości  niematerialnej i prawnej wraz ze szczegółową ich charakteryzacją.

Bardzo ważne jest określenie początkowej wartości składników majątku, a także przyjętej dla każdego z nich stawki amortyzacyjnej. Konsekwentnie, należy także podać kwoty odpisów amortyzacyjnych za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do wykazu, a następnie z niego wykreślony i ponownie wprowadzony. Nie bez znaczenia pozostaje także zaktualizowana wartość początkowa i wartość odpisów amortyzacyjnych, jeżeli wartość środka trwałego ulegała przeszacowaniu, także na skutek ulepszenia, gdzie należy podać również wartość tego ulepszenia. Należy pamiętać, iż moment zbycia lub likwidacji danego składnika majątkowego musi zostać odnotowana w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Ponadto, podatnik powinien w omawianej ewidencji zawrzeć, przyporządkowany do każdej pozycji, symbol Klasyfikacji Środków Trwałych oraz liczbę porządkową wpisu.
Warto również podkreślić, że zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w ewidencji należy dokonać najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.

Wyłączenia z ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
Warto podkreślić fakt, że wpisowi do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie podlegają budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się co roku, jako iloczyn liczby metrów kwadratowych i kwoty 988 zł.

Brak ewidencji to brak kosztów uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22n ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych brak ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych skutkuje niemożliwością zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów.
 
Iwona Cackowska, księgowa Tax Care
Elżbieta Węcławik, Tax Care