80 proc. PR-owców spotkało się z nieuczciwymi praktykami przetargowymi

– Nieuczciwe praktyki na zakup usług PR mają szereg przeróżnego rodzaju form, zaczynając od tego, że brief, który otrzymujemy, jest czasem bardzo niekompletny, a agencja już wcześniej została wybrana. Trzeba też pamiętać o zapisach, które forsowane są już na samym początku, na etapie przetargowym, dotyczących na przykład trzymiesięcznych terminów płatności. To zabija branżę od środka – mówi Sebastian Stępak, wiceprezes Związku Firm Public Relations.

W branży PR nieuczciwe praktyki przetargowe są dość powszechne – to główny wniosek ankiety, którą przeprowadziły w ubiegłym roku agencja Monday PR, Związek Firm Public Relations oraz serwis Proto.pl. Badanie pokazało, że 78 proc. PR-owców zetknęło się w swojej pracy z nieuczciwymi praktykami przetargowymi. 70 proc. z nich skarży się na brak rozstrzygnięcia przetargu bez podania konkretnej przyczyny. Z kolei połowa spotkała się z późniejszym wykorzystaniem przez firmę pomysłów zawartych w ofercie przetargowej. Nierzadko zdarza się, że firmy organizują przetargi nie w celu wyłonienia agencji świadczącej usługi public relations, ale po to, by bezkosztowo zebrać jak największą liczbę pomysłów albo porównać ceny.

– Wiele przetargów odbywa się w sposób kompletnie nietrzymający jakichkolwiek norm, zaczynając od finansowych i merytorycznych, a kończąc na tym, w jaki sposób są rozstrzygane. Skala problemu wciąż jest duża, można powiedzieć, że średnio do 30–40 proc. przetargów mamy bardzo duże zastrzeżenia. Czasami dochodzi do tego, że Związek Firm Public Relations – jako organ w pewnym sensie kontrolny – musi interweniować i występować w imieniu agencji, ponieważ w takiej sytuacji bardzo trudno jest się porozumieć, żeby agencja później nie została naznaczona i wciąż była zapraszana do przetargów – mówi Sebastian Stępak.

ZFPR zwraca uwagę na to, że takie działania narażają agencje PR na duże koszty i przekładają się na jakość ich pracy. Zgodnie z dobrymi praktykami wszystkie zapraszane do przetargu agencje, które świadczą usługi public relations, powinny w tym samym czasie otrzymać jednakowe briefy, w których jasno sprecyzowane zostaną zadania i oczekiwania klienta oraz wysokość budżetu, który firma zamierza przeznaczyć na realizację usługi.

– Jest bardzo wiele sposobów na to, żeby przetarg wyglądał dobrze i uczciwie – jasne kryteria wyboru to absolutna podstawa. Trzeba też pamiętać o tym, ile agencji angażujemy w taki przetarg. Kiedy przeprowadzamy procedurę, w którą jest zaangażowanych 20–30 agencji, a takowe cały czas na rynku się zdarzają, to ocena merytoryczna choćby pięciu z tych propozycji już stanowi problem. My rekomendujemy 3–4 agencje w każdym przetargu, które są celowo dobrane pod kątem specjalizacji i potrzeb klienta – zauważa Sebastian Stępak.

Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów PSML opracowali Białą Księgę – zbiór zasad i dobrych praktyk w postępowaniach przetargowych na zakup usług komunikacyjnych. Dokument poprzedził dwuletni dialog branżowy, w trakcie którego nad kształtem dokumentu debatowali eksperci obu stron. Partnerem inicjatywy i współtwórcą części "Przetarg na PR" był ZFPR.

– Przez dwa lata ponadosiemdziesięciu wysokiej rangi ekspertów spotykało się na blisko czterdziestu spotkaniach, żeby wspólnie się zastanowić, jakie powinny być standardy w organizowaniu przetargów na usługi marketingowe – zarówno usługi agencji PR, jak i świadczących inne usługi komunikacyjne. To były spotkania pełne nerwów, ale też pełne pozytywnych emocji. Wydaje nam się, że w końcu udało się przygotować pewnego rodzaju drogowskaz, dokument, który będzie pomagał zarówno stronie agencyjnej, jak i osobom ze strony klienta zorganizować profesjonalnie przetarg – podkreśla Karolina Borkowska, wiceprezes Związku Firm Public Relations.

Biała Księga zawiera wskazówki zarówno dla klientów, jak i agencji oraz podmiotów zajmujących się komunikacją marketingową dotyczące tego, jak prawidłowo powinien być przeprowadzony i rozstrzygnięty przetarg na zakup takich usług.

– Mam nadzieję, że dzięki temu nasz rynek stanie się bardziej profesjonalny, ale to tak naprawdę dopiero początek drogi – podkreśla Karolina Borkowska.

Równolegle Związek Firm Public Relations prowadzi też projekt pod nazwą Rate Card, którego celem jest większa transparentność oraz edukowanie zarówno firm i agencji PR, jak i ich klientów w zakresie tego, jak powinny być obliczane stawki za usługi public relations. Projekt ma też uświadomić agencjom, które składają swoje oferty w przetargach na usługi PR, że w bardzo wielu przypadkach konkurowanie ceną jest kompletnie nieuzasadnione i odbija się też na jakości merytorycznej świadczonych usług.

– Edukujemy zarówno firmy, jak i klientów o tym, w jaki sposób agencje PR zarabiają pieniądze, gdzie jest ich marża oraz jakie są koszty składowe. Kiedy dział zakupów decyduje, że chciałby zatrudnić daną agencję, pomagamy z dwóch stron: zrozumieć wycenę i zrozumieć, które elementy można negocjować, a które wpłyną bezpośrednio na jakość projektów. Agencjom też próbujemy przekazać, w jaki sposób powinny operować finansowo na co dzień i co za tym idzie – jak powinny dochodzić do swoich stawek na rynku – mówi Sebastian Stępak, wiceprezes Związku Firm Public Relations.

Związek Firm Public Relations to organizacja zrzeszająca blisko czterdziestu profesjonalnych agencji PR, której celem jest reprezentacja branży oraz dbałość o standardy etyczne i zawodowe w usługach PR-owych.